Einleitung
Affiliate‑Plattformen verarbeiten personenbezogene Daten entlang der gesamten Customer Journey: Trackinglinks, Conversiondaten, Auszahlungshistorie und Abrechnungsbelege. Für self‑hosted Installationen wie Affilentra ist es deshalb zentral, Aufbewahrungsfristen, Lösch‑Workflows und Exportfunktionen so umzusetzen, dass Händler und Partner ihre DSGVO‑Pflichten erfüllen und Auditanforderungen nachweisbar abgedeckt sind. Dieser Beitrag liefert konkrete, praxisnahe Vorgaben zur Implementierung.
Grundprinzipien und Rollenverteilung
Affilentra trennt Rollen klar: Softwarebetreiber (Host), Händler/Merchants und Affiliate‑Partner. Jede Rolle hat unterschiedliche Verantwortlichkeiten bei Datenzugriff, Löschung und Dokumentation:
- Softwarebetreiber: Betrieb und Bereitstellung der self‑hosted Software, technische Funktionen (Scheduler, Export, Backup).
- Händler/Merchants: Entscheiden über Datenverarbeitungszwecke, konfigurieren Aufbewahrungsfristen und initiieren Lösch‑ bzw. Anonymisierungsprozesse für ihre Programme.
- Partner/Publisher: Können personenbezogene Anfragen stellen (Export, Löschung) und ihre eigenen Trackinglinks und Auszahlungshistorien einsehen.
- Buchungs‑ und Abrechnungsdaten (Rechnungen, Payout‑Belege): 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflichten für steuerliche Nachweise). Nicht anonymisierbar, solange Buchpflichten bestehen.
- Vertragsdaten Händler/Partner (Kontakt, Bankdaten): Bis Abschluss der Geschäftsbeziehung + 6–24 Monate für Nachbearbeitung; Bankdaten nur solange nötig für Auszahlung, anschließend unverzüglich löschen oder verschlüsselt archivieren.
- Conversion‑Daten inkl. Nachweis (Bestell‑IDs, Trackingbelege): 6–36 Monate; wenn an Abrechnung beteiligt, gelten längere Fristen analog zu Buchungsdaten.
- Tracking‑Logs, IPs, Debug‑Logs: 1–6 Monate, nur zur Fehlersuche und Betrugsprävention; bei berechtigtem Interesse zeitlich verlängern, ansonsten anonymisieren.
- Marketing‑Consents und Opt‑Ins: Bis Widerruf + 6–12 Monate Dokumentationszeitraum zur Nachweisführung.
- Account‑Profile (Partner): Solange aktive Partnerschaft besteht; nach Ende: Sperrfrist 6–24 Monate, dann Anonymisierung oder Löschung.
- 1. Mapping: Erfassen Sie alle relevanten Tabellen/Objekte (users, partners, merchants, conversions, payouts, logs, consents). Dokumentation als zentraler Bestandteil des Audits.
- 2. Richtlinien konfigurieren: Merchants konfigurieren für ihr Programm Aufbewahrungsfristen pro Datenkategorie über die Admin‑UI. Vordefinierte Presets (legal, privacy‑strict, marketing‑long) erleichtern Entscheidungen.
- 3. Soft‑Delete: Implementieren Sie ein Flag (deleted_at, deletion_requested_at). Sofortige Soft‑Deletes verhindern Datenverlust und ermöglichen Widerruf innerhalb einer definierten Frist (z. B. 14 Tage).
- 4. Anonymisierung vs. Löschung: Für Daten, die aus buchhalterischen Gründen aufbewahrt werden müssen, anonymisieren Sie personenbezogene Felder (Name, E‑Mail) und behalten nur pseudonyme Referenzen. Für alle anderen Daten: vollständige Löschung.
- 5. Schedulierte Jobs: Cron‑Jobs prüfen pending_deletion Einträge und führen nach Ablauf der Prüf‑ oder Sperrfrist Anonymisierung oder finale Löschung durch. Protokollieren Sie jede Aktion.
- 6. Revisionssichere Auditlogs: Jede DSAR‑Anfrage, Export und Löschaktion wird mit Zeitstempel, Rolle und Begründung geloggt. Auditlogs sollten signiert oder als Append‑Only gespeichert werden.
- Automatisierter Export: Ein Endpunkt oder UI‑Button „Datenexport anfordern“ erzeugt ein Paket (JSON + CSV vereinheitlichte Struktur) mit allen personenbezogenen Datensätzen über eigene Trackinglinks, Conversion‑Historie und Zahlungen.
- Format und Integrität: Bieten Sie standardisierte Formate (JSON für strukturierte Daten, CSV für Tabellen). Bereitstellung per Einmal‑Download mit Ablaufdatum; optional Signatur/Hash zur Integritätsprüfung.
- Benachrichtigung und Entsperrlogik: Exporte werden per E‑Mail mit Link zugestellt; alle Schritte werden auditiert. Löschen oder Anonymisieren beginnt erst nach Abschluss offener Prüfungen (z. B. strittige Abrechnungen).
- Partner stellt Antrag über Partner‑Dashboard → System markiert account.deletion_requested_at und sendet Bestätigung.
- System prüft offene Forderungen/Payouts und aktive Streitfälle. Falls vorhanden, Pausieren der Löschung bis Abschluss (Dokumentation im UI).
- Ist kein Erhaltungsgrund vorhanden, werden personenbezogene Felder anonymisiert; zu buchhalterischen Zwecken benötigte Datensätze bleiben pseudonymisiert erhalten.
- Abschluss: Audit‑Eintrag, Bestätigungsnachricht an Partner mit Liste gelöschter/angonymisierter Objekte.
- Backups verschlüsseln und Zugriff beschränken.
- Retention für Backups definieren und in Löschpolitik einbeziehen: Gelöschte Daten müssen auch aus Backups innerhalb einer maximalen Frist entfernt werden (z. B. Backup‑Retention und Rotation anpassen).
- Wiederherstellbarkeit: Prozesse für Notfälle (z. B. versehentliche Löschung) mit klaren Prüfungen und minimaler Restore‑Fähigkeit.
- Protokollieren Sie initiale Aufbewahrungsentscheidungen und jede Änderung in den Policies.
- Erzeugen Sie Compliance‑Reports: Aufbewahrungsübersicht pro Programm, Liste ausstehender Löschanfragen, Umfang anonymisierter/gelöschter Datensätze.
- Bewahren Sie technische Metadaten (Hashes, Zeitstempel, User‑IDs der Ausführenden) für den Auditzeitraum auf.
Architekturentscheidungen in Affilentra müssen diese Trennung technisch abbilden: rollenbasierte UI, Berechtigungsprüfungen und getrennte Logging‑Kanäle.
Datenkategorien und empfohlene Aufbewahrungsfristen
Praktischer Aufbau: Karteikarten mit Datenkategorie, Zweck, empfohlener Frist und Ausnahmehinweis. Die folgende Liste enthält praxisnahe Empfehlungen; sie sind als Ausgangspunkt zu verstehen und an nationale Aufbewahrungspflichten anzupassen.
Technische Implementierung: Datenlebenszyklus in Affilentra
Ein robuster Löschprozess umfasst folgende Zustände: active → deactivated → pending_deletion → anonymized/deleted. Empfohlener Ablauf:
Betroffenenrechte: Export und Portabilität
DSAR‑Funktionalität ist Pflicht. Implementieren Sie in Affilentra folgende Kernfeatures:
Lösch‑Workflows im Detail
Beispielworkflow für eine Partner‑Löschanfrage:
Sicherheit, Backups und Wiederherstellung
Backups müssen mit Löschkonzepten konsistent sein. Empfehlungen:
Audit‑Readiness und Nachweisführung
Für Audits ist wichtig, dass Entscheidungen, Konfigurationen und Aktionen nachvollziehbar sind:
Praxisbeispiel: Konfiguration in Affilentra (konzeptionell)
Merchant A richtet in Affilentra für sein Programm Folgendes ein: Conversion‑Retention 12 Monate, Tracking‑Logs 3 Monate, Buchungsdaten 10 Jahre. Partner können über ihr Dashboard einen Datenexport anfordern; Löschanfragen durchlaufen einen sieben‑tägigen Widerrufszeitraum. Ein Cron‑Job prüft täglich pending_deletion Einträge und führt Anonymisierung oder Löschung aus. Alle Schritte sind im Auditlog verzeichnet.
Fazit und empfohlene Next Steps
DSGVO‑konforme Aufbewahrung und Löschung in einer self‑hosted Umgebung wie Affilentra erfordert klar definierte Datenkategorien, rollenbasierte Workflows und technisch umgesetzte Löschprozesse (Soft‑Delete, Anonymisierung, Cron‑Jobs, Exporte). Beginnen Sie pragmatisch:
- Inventory: Kartografieren Sie alle personenbezogenen Daten in Ihrer Installation.
- Policy: Definieren Sie Aufbewahrungsfristen pro Kategorie (unter Einbeziehung von steuerrechtlichen Vorgaben).
- Technik: Implementieren Sie Soft‑Delete, scheduled purges und Exportfunktionen mit Auditlogging.
- Test & Dokumentation: Testen Sie DSAR‑Prozesse und erstellen Sie Audit‑Reports.
Affilentra bietet die technische Basis für diese Schritte: self‑hosted Installation, rollenbasierte Trennung, Tracking, Provisionsberechnung und Nachvollziehbarkeit der Auszahlungen. Als PRO & NETWORK Edition mit dauerhaftem Lizenzmodell ermöglicht Affilentra Ihnen, Kontrolle über Daten, Aufbewahrungsfristen und Workflows zu behalten, ohne Umsatzbeteiligung an einen Anbieter abzutreten.
Weitere Unterstützung bei der konkreten Umsetzung Ihrer Lösch‑ und Exportprozesse bietet Affilentra – starten Sie jetzt:
Hinweis: Die genannten Fristen sind Empfehlungen zur praktischen Umsetzung. Prüfen Sie nationale gesetzliche Aufbewahrungsfristen und konsultieren Sie gegebenenfalls rechtliche Beratung, um verbindliche Regelungen zu treffen.
Nächster Schritt
Affilentra selbst ausprobieren
Einheitliche Plattform, die Produktbereitstellung, Tracking, Conversion-Validierung, Provisionsberechnung und Auszahlung entlang klar getrennter Rollen transparent zusammenführt; Option zur self-hosted Installation mit Dauerlizenz ohne Umsatzbeteiligung; Händler behalten Kontrolle über Produkte, Konditionen und Werbemittel; Partner erhalten persönliche Trackinglinks und nachvollziehbare Auszahlungshistorie.