Introdução
Plataformas de afiliados processam dados pessoais ao longo de toda a jornada do cliente: links de rastreio, dados de conversão, histórico de pagamentos e comprovativos de faturação. Para instalações self‑hosted como Affilentra é por isso central implementar prazos de conservação, fluxos de eliminação e funções de exportação de forma que comerciantes e parceiros cumpram as suas obrigações ao abrigo do RGPD e que os requisitos de auditoria fiquem comprovadamente cobertos. Este contributo fornece diretrizes concretas e práticas para a implementação.
Princípios básicos e distribuição de funções
Affilentra separa claramente as funções: operador do software (Host), comerciantes/merchants e parceiros afiliados. Cada função tem responsabilidades diferentes no que respeita ao acesso a dados, eliminação e documentação:
- Operador de software: Operação e disponibilização do software self‑hosted, funcionalidades técnicas (agendador, exportação, backup).
- Comerciantes/Merchants: Decidem sobre as finalidades do tratamento de dados, configuram prazos de retenção e iniciam processos de eliminação ou anonimização para os seus programas.
- Parceiros/Publishers: Podem apresentar pedidos relativos a dados pessoais (exportação, eliminação) e consultar os seus próprios links de tracking e históricos de pagamentos.
- Dados de faturação e contabilísticos (faturas, comprovativos de pagamento): 10 anos (obrigações legais de retenção para fins fiscais). Não podem ser anonimizados enquanto existirem obrigações contabilísticas.
- Dados contratuais de comerciantes/parceiros (contato, dados bancários): Até ao termo da relação comercial + 6–24 meses para processamento posterior; dados bancários apenas enquanto necessários para pagamentos, depois eliminados imediatamente ou arquivados cifrados.
- Dados de conversão incluindo provas (IDs de encomenda, comprovativos de tracking): 6–36 meses; se envolvidos na faturação, aplicam‑se prazos mais longos análogos aos dados contabilísticos.
- Logs de tracking, IPs, logs de depuração: 1–6 meses, apenas para resolução de erros e prevenção de fraude; podem ser prolongados por interesse legítimo, caso contrário anonimizar.
- Consentimentos de marketing e opt‑ins: Até revogação + 6–12 meses de período de documentação para fins de prova.
- Perfis de conta (Parceiros): Enquanto existir uma parceria ativa; após o fim: período de retenção bloqueado de 6–24 meses, depois anonimização ou eliminação.
- 1. Mapeamento: Identifique todas as tabelas/objetos relevantes (users, partners, merchants, conversions, payouts, logs, consents). A documentação é parte central do audit.
- 2. Configurar políticas: Merchants configuram para o seu programa prazos de retenção por categoria de dados através da admin‑UI. Predefinições (legal, privacy‑strict, marketing‑long) ajudam a tomar decisões.
- 3. Soft‑delete: Implemente um indicador (deleted_at, deletion_requested_at). Soft‑deletes imediatos evitam perda de dados e permitem revogação dentro de um prazo definido (por exemplo, 14 dias).
- 4. Anonimização vs. eliminação: Para dados que têm de ser conservados por motivos contabilísticos, anonimize os campos pessoais (nome, e‑mail) e mantenha apenas referências pseudónimas. Para os restantes dados: eliminação completa.
- 5. Jobs agendados: Tarefas Cron verificam entradas pending_deletion e, após expirado o período de verificação ou retenção, executam anonimização ou eliminação final. Registe cada ação.
- 6. Auditlogs à prova de alteração: Cada pedido DSAR, exportação e ação de eliminação deve ser registado com carimbo temporal, função e justificação. Os auditlogs devem ser assinados ou armazenados como append‑only.
- Exportação automatizada: Um endpoint ou botão na UI "Solicitar exportação de dados" gera um pacote (JSON + CSV, estrutura unificada) com todos os registos de dados pessoais relativos aos seus links de tracking, histórico de conversões e pagamentos.
- Formato e integridade: Ofereça formatos padronizados (JSON para dados estruturados, CSV para tabelas). Disponibilize como download único com data de expiração; opcionalmente inclua assinatura/hash para verificação de integridade.
- Notificação e lógica de desbloqueio: As exportações são enviadas por e‑mail com link; todos os passos são auditados. A eliminação ou anonimização só começa após a conclusão de verificações pendentes (por exemplo, faturas contestadas).
- O parceiro submete o pedido através do painel de parceiro → O sistema marca account.deletion_requested_at e envia confirmação.
- O sistema verifica saldos pendentes/payouts e litígios ativos. Se existirem, a eliminação é suspensa até resolução (documentado na UI).
- Se não houver motivo de retenção, os campos pessoais são anonimizados; os registos necessários para fins contabilísticos ficam pseudonimizados.
- Conclusão: entrada de auditoria, mensagem de confirmação ao parceiro com lista de objetos eliminados/anonimizados.
- Encriptar backups e restringir o acesso.
- Definir retenção para backups e incluí‑la na política de eliminação: dados eliminados devem também ser removidos dos backups dentro de um prazo máximo (por exemplo, ajustar retenção e rotação de backups).
- Recuperabilidade: processos para emergências (por exemplo, eliminação acidental) com verificações claras e capacidade mínima de restauração.
- Registe decisões iniciais de retenção e qualquer alteração nas políticas.
- Gere relatórios de conformidade: visão geral de retenção por programa, lista de pedidos de eliminação pendentes, volume de registos anonimizados/eliminados.
- Conserve metadados técnicos (hashes, carimbos temporais, IDs dos utilizadores que executaram ações) durante o período de auditoria.
As decisões de arquitetura no Affilentra devem espelhar essa separação tecnicamente: interface baseada em funções, verificações de autorização e canais de registo separados.
Categorias de dados e prazos de retenção recomendados
Estrutura prática: cartões com categoria de dados, finalidade, prazo recomendado e notas sobre exceções. A lista seguinte contém recomendações práticas; devem ser encaradas como ponto de partida e ajustadas às obrigações nacionais de retenção.
Implementação técnica: ciclo de vida dos dados no Affilentra
Um processo de eliminação robusto inclui os seguintes estados: active → deactivated → pending_deletion → anonymized/deleted. Fluxo recomendado:
Direitos dos titulares: exportação e portabilidade
A funcionalidade DSAR é obrigatória. Implemente no Affilentra as funcionalidades fundamentais seguintes:
Fluxos de eliminação em detalhe
Exemplo de fluxo para um pedido de eliminação por um parceiro:
Segurança, backups e recuperação
Os backups devem ser consistentes com as políticas de eliminação. Recomendações:
Prontidão para auditoria e demonstração de conformidade
Para auditorias é essencial que decisões, configurações e ações sejam rastreáveis:
Exemplo prático: configuração no Affilentra (conceptual)
O Merchant A configura no Affilentra para o seu programa o seguinte: retenção de conversões 12 meses, logs de tracking 3 meses, dados contabilísticos 10 anos. Parceiros podem solicitar exportação de dados via painel; pedidos de eliminação passam por um período de revogação de sete dias. Um job Cron verifica diariamente entradas pending_deletion e executa anonimização ou eliminação. Todos os passos são registados no auditlog.
Conclusão e próximos passos recomendados
A retenção e eliminação compatíveis com o RGPD numa instalação self‑hosted como o Affilentra exigem categorias de dados bem definidas, fluxos de trabalho baseados em funções e processos técnicos de eliminação (soft‑delete, anonimização, jobs Cron, exportações). Comece de forma pragmática:
- Inventário: Mapear todos os dados pessoais na sua instalação.
- Política: Definir prazos de conservação por categoria (incluindo requisitos fiscais).
- Técnica: Implementar soft‑delete, limpezas agendadas e funções de exportação com audit logging.
- Teste e documentação: Testar processos DSAR e criar relatórios de auditoria.
Affilentra fornece a base técnica para estes passos: instalação self‑hosted, separação baseada em funções, rastreio, cálculo de comissões e auditabilidade dos pagamentos. Como edições PRO & NETWORK com modelo de licença perpétua, o Affilentra permite‑lhe manter o controlo sobre dados, prazos de conservação e fluxos de trabalho, sem ceder uma percentagem das vendas a um fornecedor.
O Affilentra oferece apoio adicional na implementação concreta dos seus processos de eliminação e exportação — comece agora:
Aviso: Os prazos mencionados são recomendações para implementação prática. Verifique os prazos de conservação legais nacionais e, se necessário, consulte aconselhamento jurídico para estabelecer regras vinculativas.
Próximo passo
Experimentar o Affilentra
Plataforma unificada que reúne de forma transparente a disponibilização de produtos, rastreio, validação de conversões, cálculo de comissões e pagamentos com funções claramente separadas; opção de instalação self‑hosted com licença perpétua sem partilha de receitas; os comerciantes mantêm controlo sobre produtos, condições e materiais promocionais; os parceiros recebem links de rastreio pessoais e um histórico de pagamentos auditável.