Introducción
Las plataformas de afiliación procesan datos personales a lo largo de toda la trayectoria del cliente: enlaces de seguimiento, datos de conversión, historial de pagos y justificantes de facturación. Para instalaciones self‑hosted como Affilentra es por tanto fundamental implementar plazos de conservación, flujos de eliminación y funciones de exportación de modo que los comerciantes y socios puedan cumplir sus obligaciones bajo el RGPD y cubrir de forma demostrable los requisitos de auditoría. Este artículo ofrece directrices concretas y prácticas para la implementación.
Principios básicos y distribución de roles
Affilentra separa las funciones de manera clara: operador del software (host), comerciantes/merchants y socios afiliados. Cada rol tiene distintas responsabilidades respecto al acceso a los datos, su eliminación y la documentación:
- Operador del software: Operación y provisión del software self‑hosted, funciones técnicas (scheduler, export, backup).
- Comerciantes/Merchants: Deciden sobre los fines del tratamiento de datos, configuran los plazos de conservación e inician procesos de eliminación o anonimización para sus programas.
- Socios/Publicadores: Pueden presentar solicitudes de datos personales (exportación, eliminación) y ver sus propios enlaces de seguimiento e historial de pagos.
- Datos de contabilidad y facturación (facturas, justificantes de payout): 10 años (obligaciones legales de conservación para pruebas fiscales). No se puede anonimizar mientras existan obligaciones contables.
- Datos contractuales de comerciantes/socios (contacto, datos bancarios): Hasta la finalización de la relación comercial + 6–24 meses para procesamiento posterior; los datos bancarios solo mientras sean necesarios para el pago, posteriormente eliminar inmediatamente o archivar cifrados.
- Datos de conversión incluyendo evidencia (IDs de pedido, justificantes de tracking): 6–36 meses; si participan en la facturación, se aplican plazos más largos análogos a los datos contables.
- Registros de tracking, IPs, debug‑logs: 1–6 meses, solo para depuración y prevención de fraude; prorróguense temporalmente si existe interés legítimo, de lo contrario anonimícelos.
- Consentimientos de marketing y opt‑ins: Hasta la revocación + 6–12 meses de periodo de documentación para acreditar el consentimiento.
- Perfiles de cuenta (socios): Mientras exista la asociación activa; tras su fin: periodo de bloqueo de 6–24 meses, luego anonimización o eliminación.
- 1. Mapeo: Registre todas las tablas/objetos relevantes (users, partners, merchants, conversions, payouts, logs, consents). La documentación debe ser parte central de la auditoría.
- 2. Configurar políticas: Los merchants configuran para su programa los plazos de conservación por categoría de datos a través de la admin‑UI. Presets predefinidos (legal, privacy‑strict, marketing‑long) facilitan las decisiones.
- 3. Soft‑delete: Implemente una bandera (deleted_at, deletion_requested_at). Los soft‑deletes inmediatos previenen pérdida de datos y permiten la revocación dentro de un plazo definido (p. ej. 14 días).
- 4. Anonimización vs. eliminación: Para datos que deben conservarse por motivos contables, anonimice los campos personales (nombre, e‑mail) y mantenga solo referencias seudónimas. Para el resto de datos: eliminación completa.
- 5. Jobs programados: Cron‑jobs revisan las entradas pending_deletion y ejecutan, tras el vencimiento del periodo de comprobación o bloqueo, la anonimización o eliminación final. Registre cada acción.
- 6. Auditlogs a prueba de manipulación: Cada solicitud DSAR, exportación y acción de eliminación se registra con sello temporal, rol y motivo. Los auditlogs deberían firmarse o almacenarse como append‑only.
- Exportación automatizada: Un endpoint o botón en la UI «Solicitar exportación de datos» genera un paquete (JSON + CSV con estructura unificada) con todos los registros personales sobre sus enlaces de seguimiento, historial de conversiones y pagos.
- Formato e integridad: Ofrezca formatos estandarizados (JSON para datos estructurados, CSV para tablas). Proporcione mediante descarga única con fecha de caducidad; opcionalmente firma/hash para verificación de integridad.
- Notificación y lógica de desbloqueo: Las exportaciones se entregan por e‑mail con enlace; todos los pasos se auditan. La eliminación o anonimización solo comienza tras finalizar comprobaciones pendientes (p. ej. facturaciones controvertidas).
- El socio solicita la eliminación desde el panel de socio → El sistema marca account.deletion_requested_at y envía confirmación.
- El sistema revisa saldos pendientes/payouts y disputas activas. Si existen, la eliminación se pausa hasta su resolución (documentado en la UI).
- Si no hay motivo de conservación, se anonimizan los campos personales; los registros necesarios para fines contables se mantienen seudonimizados.
- Finalización: entrada de auditoría, mensaje de confirmación al socio con la lista de objetos eliminados/anonimizados.
- Cifrar los backups y restringir el acceso.
- Definir la retención de backups e incluirla en la política de eliminación: los datos eliminados deben también eliminarse de los backups dentro de un plazo máximo (p. ej. ajustar retention y rotación de backups).
- Capacidad de restauración: procesos para emergencias (p. ej. eliminación accidental) con comprobaciones claras y capacidad mínima de restore.
- Registre las decisiones iniciales de conservación y cualquier cambio en las políticas.
- Genere informes de cumplimiento: resumen de conservación por programa, lista de solicitudes de eliminación pendientes, volumen de datos anonimizados/eliminados.
- Conserve metadatos técnicos (hashes, sellos temporales, IDs de usuario de los responsables) durante el periodo de auditoría.
Las decisiones de arquitectura en Affilentra deben reflejar técnicamente esta separación: interfaz basada en roles, comprobaciones de permisos y canales de registro separados.
Categorías de datos y plazos de conservación recomendados
Estructura práctica: fichas con categoría de datos, finalidad, plazo recomendado y nota de excepciones. La siguiente lista contiene recomendaciones prácticas; deben entenderse como punto de partida y ajustarse a las obligaciones nacionales de conservación.
Implementación técnica: ciclo de vida de los datos en Affilentra
Un proceso de eliminación robusto incluye los siguientes estados: active → deactivated → pending_deletion → anonymized/deleted. Flujo recomendado:
Derechos de los afectados: exportación y portabilidad
La funcionalidad DSAR es obligatoria. Implemente en Affilentra las siguientes funciones clave:
Flujos de eliminación en detalle
Ejemplo de flujo para una solicitud de eliminación por un socio:
Seguridad, backups y restauración
Los backups deben ser coherentes con los conceptos de eliminación. Recomendaciones:
Preparación para auditorías y justificación
Para auditorías es importante que las decisiones, configuraciones y acciones sean rastreables:
Ejemplo práctico: configuración en Affilentra (conceptual)
El Merchant A configura en Affilentra para su programa lo siguiente: retención de conversiones 12 meses, logs de tracking 3 meses, datos contables 10 años. Los socios pueden solicitar una exportación de datos desde su panel; las solicitudes de eliminación pasan por un periodo de revocación de siete días. Un cron‑job revisa diariamente las entradas pending_deletion y ejecuta anonimización o eliminación. Todos los pasos quedan registrados en el auditlog.
Conclusión y pasos recomendados siguientes
La conservación y eliminación conforme al RGPD en un entorno self‑hosted como Affilentra requiere categorías de datos claramente definidas, flujos de trabajo basados en roles y procesos de eliminación implementados técnicamente (soft‑delete, anonimización, cron‑jobs, exportaciones). Comience de forma pragmática:
- Inventario: Cartografíe todos los datos personales en su instalación.
- Política: Defina plazos de conservación por categoría (teniendo en cuenta las obligaciones fiscales).
- Técnica: Implemente eliminación lógica (soft‑delete), purgas programadas y funciones de exportación con registro de auditoría.
- Prueba y documentación: Pruebe los procesos de DSAR y genere informes de auditoría.
Affilentra proporciona la base técnica para estos pasos: instalación self-hosted, separación basada en roles, seguimiento, cálculo de comisiones y trazabilidad de los pagos. Como edición PRO & NETWORK con un modelo de licencia perpetua, Affilentra le permite mantener el control sobre los datos, los plazos de conservación y los flujos de trabajo, sin ceder una parte de los ingresos a un proveedor.
Affilentra ofrece apoyo adicional para la implementación concreta de sus procesos de eliminación y exportación: empiece ahora:
Nota: Los plazos mencionados son recomendaciones para la implementación práctica. Verifique los plazos de conservación legales nacionales y, si procede, consulte asesoramiento jurídico para establecer reglas vinculantes.
Siguiente paso
Probar Affilentra usted mismo
Plataforma unificada que reúne de forma transparente la provisión de productos, el seguimiento, la validación de conversiones, el cálculo de comisiones y los pagos con roles claramente separados; opción de instalación self-hosted con licencia perpetua sin participación en los ingresos; los comerciantes conservan el control sobre productos, condiciones y materiales publicitarios; los socios reciben enlaces de seguimiento personales y un historial de pagos verificable.