Introduction
Les plateformes d'affiliation traitent des données personnelles tout au long du parcours client : liens de suivi, données de conversion, historique des paiements et justificatifs de facturation. Pour les installations Affilentra auto‑hébergées, il est donc central d'appliquer des durées de conservation, des workflows de suppression et des fonctions d'exportation de manière à ce que les commerçants et les partenaires puissent respecter leurs obligations RGPD et couvrir de manière vérifiable les exigences des audits. Cet article fournit des directives concrètes et pratiques pour l'implémentation.
Principes de base et répartition des rôles
Affilentra sépare clairement les rôles : opérateur du logiciel (hôte), commerçants/merchants et partenaires affiliés. Chaque rôle a des responsabilités différentes en matière d'accès aux données, de suppression et de documentation :
- Exploitant du logiciel : Exploitation et mise à disposition du logiciel self‑hosted, fonctionnalités techniques (scheduler, export, sauvegarde).
- Commerçants/Merchants : Décident des finalités de traitement des données, configurent les durées de conservation et initient les processus de suppression ou d'anonymisation pour leurs programmes.
- Partenaires/Publishers : Peuvent exercer des demandes concernant les données personnelles (export, suppression) et consulter leurs propres liens de tracking et historiques de paiements.
- Données comptables et de facturation (factures, justificatifs de paiements) : 10 ans (obligations légales de conservation pour les preuves fiscales). Ne peuvent pas être anonymisées tant que les obligations comptables subsistent.
- Données contractuelles commerçants/partenaires (contact, coordonnées bancaires) : Jusqu'à la fin de la relation commerciale + 6–24 mois pour le traitement ultérieur ; les coordonnées bancaires uniquement aussi longtemps que nécessaire pour le paiement, puis supprimer immédiatement ou archiver chiffrées.
- Données de conversion y compris preuves (IDs de commande, justificatifs de tracking) : 6–36 mois ; si elles interviennent dans la facturation, appliquer des durées plus longues analogues aux données comptables.
- Logs de tracking, adresses IP, logs de débogage : 1–6 mois, uniquement pour la recherche d'erreurs et la prévention de la fraude ; prolonger temporairement en cas d'intérêt légitime, sinon anonymiser.
- Consentements marketing et opt‑ins : Jusqu'au retrait + 6–12 mois de période de documentation pour preuve.
- Profils de compte (partenaires) : Tant que la collaboration est active ; après la fin : période de blocage 6–24 mois, puis anonymisation ou suppression.
- 1. Cartographie : Recensez toutes les tables/objets concernés (users, partners, merchants, conversions, payouts, logs, consents). La documentation est un élément central de l'audit.
- 2. Configuration des politiques : Les merchants configurent pour leur programme les durées de conservation par catégorie de données via l'admin‑UI. Des presets prédéfinis (legal, privacy‑strict, marketing‑long) facilitent les choix.
- 3. Soft‑delete : Implémentez un indicateur (deleted_at, deletion_requested_at). Les soft‑deletes immédiats évitent la perte de données et permettent un rétractation dans un délai défini (par ex. 14 jours).
- 4. Anonymisation vs suppression : Pour les données devant être conservées pour des raisons comptables, anonymisez les champs à caractère personnel (nom, e‑mail) et conservez uniquement des références pseudonymes. Pour toutes les autres données : suppression complète.
- 5. Jobs planifiés : Des cron‑jobs vérifient les entrées pending_deletion et exécutent, à l'expiration du délai d'examen ou de blocage, l'anonymisation ou la suppression finale. Consignez chaque action.
- 6. Logs d'audit infalsifiables : Chaque demande DSAR, export et action de suppression est journalisée avec horodatage, rôle et justification. Les logs d'audit doivent être signés ou stockés en append‑only.
- Export automatisé : Un endpoint ou bouton UI « Demander l'export des données » génère un paquet (JSON + CSV structure unifiée) contenant tous les enregistrements à caractère personnel concernant les propres liens de tracking, l'historique des conversions et les paiements.
- Format et intégrité : Proposez des formats standardisés (JSON pour les données structurées, CSV pour les tableaux). Mise à disposition par téléchargement unique avec date d'expiration ; signature/hash optionnel pour vérification d'intégrité.
- Notification et logique de déblocage : Les exports sont envoyés par e‑mail avec un lien ; toutes les étapes sont auditées. La suppression ou l'anonymisation ne commence qu'après la clôture des vérifications en cours (par ex. litiges de facturation).
- Le partenaire soumet la demande via le tableau de bord partenaire → Le système marque account.deletion_requested_at et envoie une confirmation.
- Le système vérifie les créances/payouts ouverts et les litiges actifs. Le cas échéant, la suppression est mise en pause jusqu'à clôture (documentation dans l'UI).
- S'il n'existe pas de motif de conservation, les champs à caractère personnel sont anonymisés ; les enregistrements nécessaires à des fins comptables restent conservés sous forme pseudonymisée.
- Clôture : entrée d'audit, message de confirmation au partenaire avec la liste des objets supprimés/anonymisés.
- Chiffrer les sauvegardes et restreindre les accès.
- Définir la rétention des sauvegardes et l'inclure dans la politique de suppression : les données supprimées doivent également être retirées des sauvegardes dans un délai maximal (par ex. ajuster la rétention et la rotation des backups).
- Restaurabilité : processus pour les urgences (par ex. suppression accidentelle) avec contrôles clairs et capacité de restauration minimale.
- Consignez les décisions initiales de conservation et chaque modification des politiques.
- Générez des rapports de conformité : vue d'ensemble de la conservation par programme, liste des demandes de suppression en attente, volume des jeux de données anonymisés/supprimés.
- Conservez les métadonnées techniques (hashes, horodatages, IDs des utilisateurs ayant exécuté les actions) pendant la période d'audit.
Les décisions d'architecture dans Affilentra doivent représenter cette séparation techniquement : interface basée sur les rôles, contrôles d'autorisation et canaux de journalisation séparés.
Catégories de données et durées de conservation recommandées
Construction pratique : fiches avec catégorie de données, finalité, durée recommandée et remarques d'exception. La liste suivante contient des recommandations concrètes ; elles servent de point de départ et doivent être adaptées aux obligations nationales de conservation.
Implémentation technique : cycle de vie des données dans Affilentra
Un processus de suppression robuste comprend les états suivants : active → deactivated → pending_deletion → anonymized/deleted. Processus recommandé :
Droites des personnes concernées : export et portabilité
La fonctionnalité DSAR est obligatoire. Implémentez dans Affilentra les fonctionnalités principales suivantes :
Workflows de suppression en détail
Exemple de workflow pour une demande de suppression d'un partenaire :
Sécurité, sauvegardes et restauration
Les sauvegardes doivent être cohérentes avec les concepts de suppression. Recommandations :
Préparation à l'audit et preuves
Pour les audits, il est important que les décisions, configurations et actions soient traçables :
Exemple pratique : configuration dans Affilentra (conceptuel)
Le Merchant A configure dans Affilentra pour son programme : conservation des conversions 12 mois, logs de tracking 3 mois, données comptables 10 ans. Les partenaires peuvent demander un export de données via leur tableau de bord ; les demandes de suppression passent par une période de rétractation de sept jours. Un cron‑job vérifie quotidiennement les entrées pending_deletion et effectue l'anonymisation ou la suppression. Toutes les étapes sont consignées dans l'auditlog.
Conclusion et prochaines étapes recommandées
La conservation et la suppression conformes au RGPD dans un environnement self‑hosted comme Affilentra exigent des catégories de données clairement définies, des workflows basés sur les rôles et des processus techniques de suppression mis en œuvre (soft‑delete, anonymisation, cron‑jobs, exports). Commencez de manière pragmatique :
- Inventaire : cartographiez toutes les données à caractère personnel présentes dans votre installation.
- Politique : définissez des durées de conservation par catégorie (en tenant compte des obligations fiscales).
- Technique : implémentez le soft‑delete, les purges planifiées et les fonctions d'export avec journalisation d'audit.
- Test & documentation : testez les processus DSAR et générez des rapports d'audit.
Affilentra offre la base technique pour ces étapes : installation auto‑hébergée, séparation par rôles, tracking, calcul des commissions et traçabilité des paiements. En tant qu'édition PRO & NETWORK avec un modèle de licence permanent, Affilentra vous permet de conserver le contrôle sur les données, les durées de conservation et les workflows, sans céder de part de chiffre d'affaires à un prestataire.
Affilentra propose également un accompagnement pour la mise en œuvre concrète de vos processus de suppression et d'export – commencez dès maintenant :
Remarque : les durées mentionnées sont des recommandations pour la mise en œuvre pratique. Vérifiez les obligations légales nationales en matière de conservation et consultez, le cas échéant, un conseil juridique pour établir des règles contraignantes.
Prochaine étape
Tester Affilentra soi‑même
Plateforme unifiée qui rassemble de manière transparente la mise à disposition des produits, le tracking, la validation des conversions, le calcul des commissions et le paiement selon des rôles clairement séparés ; option d'installation auto‑hébergée avec licence perpétuelle sans participation au chiffre d'affaires ; les marchands conservent le contrôle des produits, des conditions et des supports publicitaires ; les partenaires reçoivent des liens de suivi personnels et un historique des paiements traçable.